En kommun, region, myndighet, skola eller klinik kan ha pengar och personal men ändå misslyckas därför att för många förändringar införs samtidigt.

Vanliga kostnader som missas i vanliga budgetar:

• nytt IT-system;
• nya rättsregler och utbildning;
• nya rapporteringskrav;
• nya samverkansforum;
• nya avtals-/upphandlingsmodeller;
• chefs- och ledningstid;
• förändrad ansvarsfördelning;
• parallell drift av gammalt och nytt;
• datamigrering och kvalitetssäkring;
• medborgarkommunikation;
• lokala anpassningar.

Huvudregel:

En reform kan vara ekonomiskt billig och ändå vara för dyr att genomföra samma år.

För portföljplanering använder partiet en enkel intern heuristik. Den är inte forskningens universella mått, utan ett sätt att tvinga fram sekvensering.

• FE1 — liten: begränsad regel-/processändring; inga stora IT-/ansvarsbyten;
• FE2 — medel: nytt standardiserat arbetssätt, mindre IT-stöd eller ny återkommande samverkan;
• FE4 — stor: ny rättighet/finansieringsmodell/IT-process som påverkar flera yrkesgrupper;
• FE6 — transformation: huvudmannaskapsbyte, större nationell systemreform eller flerårig migration av data/ansvar.

Som startheuristik gäller för en normal frontlinjeorganisation:

• högst 6 FE av större påtvingad förändring under samma tolvmånadersperiod;
• högst en FE6-transformation samtidigt;
• minst 25 procent av förändringsbudgeten ska vara reserverad för lokala/oförutsedda behov och nödvändigt underhåll.

Gränserna ska pilottestas och justeras. De är ett alarmsystem, inte en naturlag.

En mycket stor nationell myndighet kan bära flera separata program om de belastar olika faktiska verksamhetsdelar. FE ska därför räknas där förändringen landar, inte bara på departementsnivå.

Varje stor reform ska ange vilka mottagare som belastas:

• medborgare;
• kommunledning;
• regionledning;
• HR/lön;
• IT/data;
• jurist/upphandling;
• frontlinjeprofession;
• första linjens chef;
• tillsynsmyndighet;
• leverantörsmarknad.

Två reformer som ser oberoende ut i riksdagen kan krocka om båda kräver samma kommunala IT-team eller samma rektorsutbildning.

En ny reform får inte lösa ett problem genom att automatiskt skapa:

• ny separat samordnartitel;
• nytt manuellt register;
• nytt återkommande rapporteringsmöte;
• ny lokal handlingsplan;
• ny ansökan från individen;

om funktionen kan byggas in i befintligt ansvar/dataflöde.

Ärendeägarskap är en funktion, inte en ny yrkestitel.

Ny separat samordning kräver mandat, tidsbudget och borttagen/ersatt friktion.

Nytt IT får bara beskrivas som förenkling om total arbetsbörda minskar efter:

• parallell drift;
• inloggning/behörighet;
• support;
• dataregistrering;
• integration;
• felhantering;
• arkiv/radering;
• utbildning.

En ny portal räknas inte som digitalisering om personalen fortfarande matar samma uppgift i tre bakomliggande system.

Tidsgränser som 10/20 dagar, 24/72 timmar, 90 dagar eller fyra månader ska alltid ha balansmått.

Om verksamheten klarar klockan genom att:

• neka fler ärenden;
• flytta startpunkten;
• prioritera enkla fall framför allvarliga;
• skapa mer manuell dokumentation;
• tränga undan annan rättighet;

har reformen misslyckats även om tids-KPI:t är grönt.

Medicinsk, säkerhetsmässig och rättslig prioritet går före administrativ klocka.

Stora reformer delas i:

1. besluta/designa;
2. bygga system/utbilda;
3. begränsad start;
4. full skala;
5. stabiliseringsår.

En regering ska inte räkna en proposition som genomförd när frontlinjen ännu befinner sig i steg 2.

Om en mottagarorganisation passerar förändringsbudgeten ska regeringen välja en av tre saker öppet:

• skjuta upp en reform;
• minska reformens första skala;
• tillföra verklig genomförandekapacitet och visa var den kommer ifrån.

Den får inte bara lägga till en projektledare och behålla alla deadlines.

Förändringsbudgeten följer:

• faktisk professionstid före/efter;
• antal parallella system/processer;
• fel/omprövningar;
• personalomsättning/sjukfrånvaro där relevant;
• utbildningstid;
• IT-incidenter;
• förseningar;
• reformer som pausats före haveri;
• lokalt upplevd begriplighet.

Att pausa en bra reform därför att genomförandekapaciteten saknas räknas som styrningsframgång, inte politiskt misslyckande.